A KPE Asset and Property Kft. (a továbbiakban: „Társaság”, vagy „Foglalkoztató”) a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő 2023. évi XXV. törvényben (a továbbiakban: „Panasz tv.”) foglalt szabályok betartásának biztosítása érdekében belső visszaélés-bejelentési rendszert működtet.

A Társaság az általa üzemeltetett visszaélés-bejelentési rendszer használatának és működésének feltételeiről az alábbi tájékoztatást nyújtja.

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni. 

A visszaélés-bejelentési rendszer lehetőséget ad annak bejelentésére, hogy ha a Társaság alkalmazottai, volt alkalmazottai, illetve a Társasággal szerződéses jogviszonyban állók a Társaság működésére vonatkozó jogszabályok, szakmai és etikai szabályok, standardok, előírások (a továbbiakban együttesen: „Szabályok”) megsértését észlelik, vagy felszólaljanak, amikor olyan tevékenységet vagy viselkedést látnak, amelyről úgy érzik, hogy helytelen vagy nem felel meg a Társaság értékeinek. 

Visszaélésnek minősül minden olyan esemény, amely a szervezetre vonatkozó jogszabályoktól, valamint a tulajdonos és a szervezet vezetői által meghatározott szervezeti célkitűzésektől, értékektől és elvektől, és az azoknak megfelelő működéstől eltér. Visszaélést követ el az a személy, aki szándékosan, közvetlenül vagy közvetítő útján bármilyen előnyt kér, vagy az előnyt elfogadja, akár a maga, akár egy harmadik személy javára, vagy ilyen előny ígéretét elfogadja azért, hogy ne cselekedjen vagy tartózkodjon a kötelessége szerinti, vagy a működéssel kapcsolatos cselekvéstől.

1.    A bejelentő védelme 

A Társaság biztosítja, hogy a bejelentés formájától függetlenül (anonim, vagy nem anonim módon történő bejelentés esetén is) a bejelentőt védelemben részesíti és biztosítja, hogy a bejelentőt semmiféle hátrányos intézkedés, egyéb negatív következmény a bejelentés megtétele kapcsán nem érheti (ide nem értve azt az esetet, amikor a bejelentő a bejelentés során rosszhiszeműen és szándékosan valótlan információt közöl, vagy valós tényt hamis színben tüntet fel). 

A bejelentőt megillető védelem abban az esetben is fennáll, ha a bejelentő jóhiszemű bejelentése nyomán indult vizsgálat során a bejelentést kivizsgálók a bejelentés megalapozatlanságát állapítják meg. 

A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentő nem tekinthető a törvény által védett titok nyilvánosságra hozatalával összefüggő korlátozást vagy más, az információfelfedésre vonatkozó jogszabályi korlátozást megszegőnek, és az ilyen bejelentés tekintetében nem terheli felelősség, ha a bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentés szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához. 

A bejelentés jogszerű megtétele esetén a bejelentőt nem terheli felelősség a bejelentésben szereplő információk megszerzése vagy az azokhoz való hozzáférés tekintetében, kivéve, ha a bejelentő az információk megszerzésével vagy az azokhoz való hozzáféréssel bűncselekményt követett el. 

A bejelentő a bejelentés jogszerű megtételéért nem vonható felelősségre, ha a bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentés szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához. 

A bejelentő a fentiekre valamennyi hatósági vagy bírósági eljárás során – a bejelentés megtétele jogszerűségének bizonyítása mellett – hivatkozhat.

A bejelentő jogosult jelzéssel élni a Társaság felé, ha véleménye szerint a bejelentés kapcsán őt bármilyen hátrány érte. 

Az állam a bejelentő részére a jogi segítségnyújtásról szóló 2003. évi LXXX. törvényben meghatározott támogatásokat biztosítja az ott meghatározott feltételek szerint.

2.    Anonim bejelentések 

A bejelentés akkor minősül aninom bejelentésnek, ha azt azonosíthatatlan bejelentő tett meg. A bejelentő jogosult a bejelentést anonim módon, a személyes adatai (név, lakcím, e-mail cím) megadása nélkül is megtenni. A Társaság garantálja, hogy ez esetben nem deríti fel a bejelentő személyazonosságát, ugyanakkor felhívja a bejelentő figyelmét – tekintettel a Panasz tv. azon rendelkezésére, miszerint az anonim bejelentés kivizsgálása mellőzhető – a Társaság mellőzi az anonim bejelentés kivizsgálását.

3.    Bejelentések kezelése 

3.1.  Bejelentésre jogosultak^[1]

A Panasz tv. 20. §. szerint a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet 

1. a foglalkoztató által foglalkoztatott, 
2. az a foglalkoztatott, akinek a foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és 
3. a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

Továbbá a belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet 

1. az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll, 
2. a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is, 
3. a foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy, 
4. a foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes, 
5. a foglalkoztatóval az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és 
6. az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt.

A továbbiakban együttesen: „Bejelentő”.

3.2.  Bejelentések megtétele

A bejelentés megtétele szóban vagy írásban történhet.

Szóbeli bejelentés megtételére csak a 1056 Budapest, Váci utca 38. címen van lehetőség.

Írásbeli bejelentés megtételére a Társaság több lehetőséget is biztosít

1. Postai úton a KPE Asset and Property Kft. levelezési címére (1056 Budapest, Váci utca 38.) való levél elküldésével. A borítékon kérjük feltüntetni a „BEJELENTÉS” jelzést.
2. Elektronikus formában az internetes bejelentő felület használatával. A Társaság erre a célra rendszeresített bejelentő felülete az alábbi linken érhető el: https://kpeasset.hu/#bejelento

Felhívjuk szíves figyelmét, hogy a bejelentő azonosításához szükséges adatok megadása nem kötelező, ugyanakkor anonim bejelentés esetén a Társaság él a Panasz tv. által biztosított jogával és mellőzi a bejelentés kivizsgálását.

A Társaság a bejelentőt, amennyiben elérhetőségi adatát megadta a kivizsgálás eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről minden esetben írásban tájékoztatja.  E-mail cím megadása esetén a Társaság fenntartja magának a jogot, hogy a kapcsolattartást, illetve tájékoztatást elektronikus formában tegye meg a bejelentő felé. 

3.3.  Bejelentés beérkezése

A bejelentés feldolgozásához fűződő Panasz tv. szerinti feldolgozási határidő tekintetében beérkezésnek számít:

• Szóbeli bejelentés esetén: jegyzőkönyv felvételének dátuma.
• Írásbeli bejelentés esetén, ha a bejelentés postai úton érkezett: a levél átvételének dátuma.
• Írásbeli bejelentés esetén, ha a bejelentés az elektronikus bejelentő felületen történt: a bejelentés elektronikus felületen történő rögzítésének dátuma.
• Hiánypótlás esetén: a bejelentés teljeskörű rendelkezésre állásának dátuma.

A Társaság az írásbeli bejelentés kézhezvételétől számított hét napon belül a bejelentés megtételéről visszaigazolást küld a bejelentő számára, továbbá a visszaigazolás keretében a bejelentő részére általános tájékoztatást nyújt a Panasz tv. szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.

3.4.  Kivizsgálás menete 

A bejelentések kivizsgálásra a Társaság megfelelő személyeket jelölt ki belső szabályzata útján (továbbiakban: „Bejelentést kivizsgálók”).

A Bejelentést kivizsgálók fogadják a bejelentéseket, valamint elvégzik az azzal kapcsolatos vizsgálatokat, az eljárás során tanúkat hallgathatnak meg, illetve bizonyítékokat kérhetnek be (pl.: levelezést, szerződéseket, más okiratot stb.) a Társaság alkalmazottaitól.

A Bejelentést kivizsgálók a vizsgálat lezárásáig vagy a kivizsgálás eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyekre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatása kivételével – nem oszthatják meg a Társaság egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem, kivéve a jogszabályban meghatározott eseteket. A Panasz tv. értelmében a vizsgálat lefolytatásában közreműködő külső szervezet részére az adatok átadhatók.  

A vizsgálatot a legrövidebb időn belül, főszabály szerint legfeljebb a bejelentést követő harminc napon belül kell lefolytatni. Különösen indokolt esetben, a bejelentő tájékoztatásával egyidejűleg a vizsgálat meghaladhatja a harminc napot. A határidő hosszabbítás indokait megfelelően dokumentálni kell. A Bejelentést kivizsgálók legfeljebb három hónap alatt kötelesek a vizsgálatot elvégezni. 

A kivizsgálási határidő meghosszabbítása esetén a Társaság értesíti a bejelentőt a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól.

A Bejelentést kivizsgálók a vizsgálatot követően jelentést készítenek, amelyben összefoglalják megállapításaikat, valamint, ha a bejelentésben foglaltakat megalapozottnak ítélik, intézkedési tervet határoznak meg annak érdekében, hogy a jövőben a Szabályok hasonló megsértését vagy visszaélést el lehessen kerülni, továbbá szükség esetén a munka törvénykönyve vonatkozó rendelkezéseinek figyelembe vételével javaslatot fogalmaznak meg a szankcionálásra a Szabályok megsértőivel, vagy a visszaélést elkövető alkalmazottakkal szemben. 

A Társaság a vizsgálat eredményéről, valamint a megtett vagy tervezett intézkedésekről tájékoztatja a bejelentőt (amennyiben a bejelentés nem anonim). Az értesítés elsődlegesen elektronikus úton (e-mail cím megadása esetén a Társaság fenntartja magának a jogot, hogy a kapcsolattartást, illetve tájékoztatást elektronikus formában tegye meg a bejelentő felé), egyéb esetben pedig postai úton történik. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a Társaság az előzőekről a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.

Amennyiben a vizsgálat során a Bejelentést kivizsgáló büntetőeljárás kezdeményezésének indokoltságát észleli, feljelentést tehet az illetékes hatóságnál.  

3.5.  Kivizsgálás mellőzése

Felhívjuk a figyelmet, hogy a Társaság a Panasz tv. rendelkezései alapján mellőzheti a bejelentés kivizsgálást az alábbi esetekben:  

1. a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg (anonim bejelentés), 
2. a bejelentést nem a jelen tájékoztató 3.1 pontja szerint erre jogosult személy tette meg, 
3. a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve 
4. a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy (a továbbiakban együtt: bejelentésben érintett személy) jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

A Társaság a bejelentés mellőzéséről és a mellőzés indokáról a bejelentőt a 3.4. pontban írtak szerint tájékoztatja.

4.    Adatkezeléssel kapcsolatos tájékoztatás

Az érintett személyek személyes adatainak kezeléséről – az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 sz. általános adatvédelmi rendelete (a továbbiakban: „GDPR”), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: „Info tv.”) rendelkezéseivel összhangban – a KPE Asset and Property Kft. az alábbi tájékoztatást nyújtja. 

Amennyiben a bejelentő felfedi a személyazonosságát, a bejelentő személyes adatait a Társaság a GDPR, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései szerint, a Panasz tv. előírásaival összhangban, a vizsgálat minden szakaszában bizalmasan kezeli. 

4.1.  Adatkezelő

Adatkezelő neve:       KPE Asset and Property Kft. (ezen pontban a továbbiakban: „Adatkezelő”) 

Székhely:                    1056 Budapest, Váci utca 38.

Levelezési cím:          1056 Budapest, Váci utca 38.

Cégjegyzékszám:       01-09-374323

Adószám:                   28796277-241

Képviselő:                  Dr. Piller Zsuzsanna, ügyvezető

E-mail cím:                info@kpeasset.hu

4.2.  Az adatkezelés részletei 

A személyes adatok kezelésének alapvető célja a visszaélés bejelentő rendszer felhasználásával tett bejelentésekben megjelölt jogsértések, etikai szabálysértések és visszaélések, valamint a minőségirányítási rendszernek való meg nem feleléssel kapcsolatos állítások kivizsgálása, valamint visszásság esetén annak elhárítása és/vagy megfelelő szankcionálása. 

A bejelentési rendszerben különleges személyes adat kezelése tilos. A Bejelentést kivizsgálók haladéktalanul törlik a bejelentésben nem érintett harmadik személyekre vonatkozó, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges, valamint a Panasz tv. szerint nem kezelhető adatokat. 

A bejelentő személyes adatait a törvényben meghatározott kivételtől eltekintve továbbítani nem lehet, azokat csak a bejelentések kivizsgálásával megbízott munkavállalók kezelhetik.  

A bejelentő személyes adatai egyértelmű hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra. 

Tájékoztatjuk, hogy a Táraság nem végez automatizált adatkezelést, illetve automatizált adatkezelésen alapuló, emberi beavatkozás nélküli döntést nem hoz, és nem végez profilalkotást. A Társaság nem továbbítja a személyes adatokat harmadik (nem EU tagállamnak minősülő) országokba. 

Az adatok forrása – bejelentő esetén – közvetlenül az érintett, bejelentésben érintett személy esetén a bejelentő.  

Az adatkezelésre az alábbi fontos információk vonatkoznak: 

Érintettek	A Társaság visszaélés-bejelentő rendszerén keresztül visszaélés bejelentést tevő személyek, továbbá a bejelentésben érintett személyek. (Bejelentésben érintett személy: akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, vagy aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.)
Adatkezelés célja	A visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül érkezett bejelentések kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslását, vagy megszüntetését szolgáló intézkedések kezdeményezése és végrehajtása, valamint az intézkedések nyomonkövetése és nyilvántartása a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény rendelkezései alapján. A bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatok kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.
Kezelt adatok köre	Bejelentőre vonatkozó adatok: – a bejelentő neve,- levelezési címe,- e-mail címe,- bejelentés során a bejelentő által megadott további személyes adatok.Bejelentésben érintett személyre vonatkozó adatok: a bejelentésben érintett személy neve és azonosítására szolgáló adatok. A bejelentésben foglalt, valamint a vizsgálat kapcsán megszerzett, a bejelentés szempontjából releváns személyes adatok a bejelentésben érintett személy kapcsán.
Adatkezelés jogalapja	A bejelentő hozzájárulása. Tájékoztatjuk, hogy a bejelentő jogosult anonim módon megtenni bejelentését, ebben az esetben azonban a Társaság a Panasz tv. alapján fenntartja a kivizsgálás mellőzésének jogát. Az érintett jogosult arra, hogy hozzájárulását bármikor visszavonja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtt végrehajtott adatkezelés jogszerűségét. Továbbá az Adatkezelőnek a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény II. Fejezetében meghatározott szabályok alkalmazásához fűződő jogi kötelezettségének teljesítése a GDPR 6. cikk c) pontja alapján.
Az adatkezelés időtartama	Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, illetve a kivizsgálás mellőzése esetén a Társaság a bejelentésre vonatkozó adatokat a vizsgálat befejezését – mellőzés esetén a mellőzésről hozott döntést – követő 60 napon belül törli.  Ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor – ideértve a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás vagy fegyelmi intézkedés megtétele miatti intézkedést is – a Társaság a bejelentésre vonatkozó adatokat a bejelentési rendszerben legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig kezeli. A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törölni azon személyes adatokat, amelyek nem elengedhetetlenül szükségesek a bejelentés kivizsgálásához.
Címzettek	A Panasz tv. 26-27. § bekezdése értelmében a nem anonim bejelentést tevő személy adatait a Bejelentést kivizsgálókon kívül más nem ismerheti meg. A bejelentés során megadott személyes adatokat a kivizsgálásban közreműködő külső szervezet részére lehet továbbítani.  A bejelentő személyes adatai – az alábbi kivétellel – csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő egyértelműen hozzájárult.  Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott,  személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.
Adatfeldolgozók	mBit Technológiai Szolgáltató Zrt. (székhely: 1117 Budapest, Irinyi József utca 4-20. B. ép. III. em., adószám: 32122893-2-43, cégjegyzékszám: 01-10-142155) a bejelentő felület karbantartása, valamint informatikai üzemeltetés kapcsán.

4.3.  Az érintettek adatkezeléssel kapcsolatos jogai 

Az Érintett kérelmezheti az Adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen és élhet az adathordozhatósághoz való jogával. Az Érintett az Adatkezelő 4.1 pontban megjelölt elérhetőségein nyújthatja be adatkezeléssel kapcsolatos kérelmeit.

4.4.  Jogorvoslati lehetőségek 

Az Érintett az adatkezeléssel kapcsolatban panaszt nyújthat be a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., levelezési cím:

1363 Budapest, Pf. 9., tel.: 06 1 391 1400, e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu). 

Az Érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogérvényesítési lehetősége bírósági eljárás kezdeményezése. Az Érintett az általa tapasztalt jogellenes adatkezelés esetén polgári pert kezdeményezhet az Adatkezelő ellen. A per elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – az Érintett választása szerint – a lakóhelye szerinti törvényszék előtt is megindítható (a törvényszékek felsorolását és elérhetőségét az alábbi linken keresztül tekintheti meg: http://birosag.hu/torvenyszekek).

5.    Rosszhiszemű bejelentés következményei

Amennyiben a Társaság számára nyilvánvalóvá válik, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt, akkor a Panasz tv. rendelkezései alapján a bejelentés elintézését megalapozó vizsgálatot intézkedés mellőzésével befejezheti. 

Továbbá, ha nyilvánvalóvá válik, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és 

1. ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, akkor a KPE Asset and Property Kft.-nek a személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni, 
2. alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait KPE Asset and Property Kft.-nek az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

---

^[1] Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a foglalkoztatott a foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

Foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat.

Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

---